精細(xì)化文檔管理，看易稻殼如何為企業(yè)賦能

隨著業(yè)務(wù)對(duì)大數(shù)據(jù)分析的需求日益增長(zhǎng)，非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的管理逐漸成為企業(yè)數(shù)據(jù)管理的重要組成部分。鑒于非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)擁有豐富和多樣的信息量(無(wú)格式文本、各類(lèi)格式文檔、圖像、音頻、視頻等多種異構(gòu)的格式文件)， 因此較之結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)擁有更大的數(shù)據(jù)資產(chǎn)化價(jià)值;但凡事皆有兩面，非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的無(wú)序性、分散性、難以標(biāo)準(zhǔn)化和理解，也對(duì)企業(yè)的數(shù)據(jù)規(guī)劃治理提出了新的挑戰(zhàn)。

 

傳統(tǒng)企業(yè)數(shù)字資產(chǎn)(非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù))的管理難點(diǎn)

 

數(shù)據(jù)的合規(guī)性、安全性風(fēng)險(xiǎn)

1.企業(yè)安全合規(guī)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)：大量過(guò)程文檔、結(jié)果文檔在流轉(zhuǎn)、利用的過(guò)程中存在一些隱性的安全合規(guī)問(wèn)題成為企業(yè)安全經(jīng)營(yíng)的挑戰(zhàn)。

2.文檔安全體系及權(quán)限、行為控制風(fēng)險(xiǎn)：文檔體系缺乏一套完整的權(quán)限控制及行為控制體系，版本管理、外發(fā)分享、文檔安全方面有一定風(fēng)險(xiǎn)。

數(shù)據(jù)資產(chǎn)復(fù)用及知識(shí)體系構(gòu)建

1.數(shù)字資產(chǎn)流失及復(fù)用面臨挑戰(zhàn)：大量業(yè)務(wù)文檔、項(xiàng)目文檔的企業(yè)及組織可復(fù)用經(jīng)驗(yàn)無(wú)法傳承及復(fù)用，對(duì)集團(tuán)提升組織的持續(xù)競(jìng)爭(zhēng)力造成一定長(zhǎng)期影響。

2.企業(yè)知識(shí)運(yùn)營(yíng)：如何持續(xù)盤(pán)活不斷激增的以文檔檔案為主的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，使之成為企業(yè)能夠傳承迭代的知識(shí)體系的一部分。

企業(yè)運(yùn)營(yíng)效率的降低和人力成本的提升

1.持續(xù)增長(zhǎng)的文檔數(shù)量：文檔增長(zhǎng)迅速，非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)爆發(fā)式增長(zhǎng)，企業(yè)目前沒(méi)有集中統(tǒng)一的存儲(chǔ)、管理系統(tǒng)。

2.圍繞文檔展開(kāi)的工作效率持續(xù)降低：人員及組織架構(gòu)越來(lái)越龐大，文檔查找、定位及協(xié)作耗費(fèi)的員工時(shí)間成本不斷攀升。

那么，如何對(duì)傳統(tǒng)企業(yè)中存在的大量非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)進(jìn)行安全合規(guī)的有效治理，進(jìn)一步發(fā)揮其數(shù)據(jù)資產(chǎn)化價(jià)值，成為眾多智能 IT 軟件企業(yè)研究的課題。上海泰列渥克信息科技有限公司作為一家有著二十余年信息化行業(yè)服務(wù)經(jīng)驗(yàn)的本土化軟件企業(yè)，深知統(tǒng)一集中的數(shù)據(jù)資產(chǎn)在企業(yè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)及業(yè)務(wù)場(chǎng)景中流轉(zhuǎn)的重要性，開(kāi)發(fā)迭代的易稻殼企業(yè)數(shù)字資產(chǎn)管理平臺(tái)，可有效解決傳統(tǒng)企業(yè)非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)資產(chǎn)的管理難題。

 

 

易稻殼文檔管理功能亮點(diǎn)

 

 

1.數(shù)字資產(chǎn)體系化管理，為企業(yè)搭建非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)平臺(tái)

將企業(yè)所有分散存儲(chǔ)于個(gè)人、系統(tǒng)的文檔統(tǒng)一集中上傳至文檔庫(kù)，通過(guò)構(gòu)筑內(nèi)容業(yè)務(wù)場(chǎng)景(檔案、合同、項(xiàng)目文檔管理、過(guò)程文檔管理、知識(shí)運(yùn)營(yíng)等業(yè)務(wù)場(chǎng)景)，配合企業(yè)的數(shù)字資產(chǎn)管理戰(zhàn)略，實(shí)現(xiàn)數(shù)字資產(chǎn)在業(yè)務(wù)過(guò)程中自然沉淀積累在數(shù)字資產(chǎn)管理平臺(tái)。

2.文檔加密系統(tǒng)管理，滿足企業(yè)安全合規(guī)保障

· 文檔放心、安全分享

Web及移動(dòng)端分享可控可查，分享有效期，指定分享人、加密分享、分享追溯皆可實(shí)現(xiàn)。

· 文檔加密?chē)?yán)密且簡(jiǎn)單

基于AD域控的安全加密機(jī)制，增加權(quán)限管理，加強(qiáng)資產(chǎn)保護(hù)。

3.文檔自定義授權(quán)，構(gòu)建企業(yè)級(jí)文檔分類(lèi)權(quán)限體系

· 構(gòu)筑完整的文檔權(quán)限體系

文檔庫(kù)&文檔&文件夾多分級(jí)并實(shí)現(xiàn)自定義授權(quán)，實(shí)時(shí)保護(hù)監(jiān)管，未經(jīng)審批或無(wú)授權(quán)無(wú)權(quán)外發(fā)。

· 文檔全生命周期監(jiān)控

全程回溯所有文檔操作記錄，操作人，提供業(yè)務(wù)追溯及審計(jì)依據(jù)。

4.文檔管理全面電子化，提升企業(yè)運(yùn)營(yíng)效率

· 文檔協(xié)同

實(shí)時(shí)多人在線協(xié)同編輯，動(dòng)態(tài)拼合。

· 高效定位

自定義編寫(xiě)搜索算法，強(qiáng)大的搜索引擎對(duì)全站數(shù)據(jù)進(jìn)行檢索，全盤(pán)一秒實(shí)現(xiàn)搜索掃描。

· 文檔多版本差異化比對(duì)

多文檔在線對(duì)比，免除人工審閱糾錯(cuò)，減少時(shí)間成本及潛在風(fēng)險(xiǎn)。

· 文檔全生命周期管理

所有文檔全版本有案可查，記錄所有差異、修改及歷史流轉(zhuǎn)情況。

 

 

易稻殼文檔管理體系經(jīng)典案例

 

 

1.項(xiàng)目：中芯國(guó)際機(jī)密文檔管理中心

實(shí)施內(nèi)容：

 

項(xiàng)目成果：本項(xiàng)目的方案是芯片行業(yè)的標(biāo)桿，項(xiàng)目實(shí)施至今未發(fā)生過(guò)一期文檔外泄事故，有效保障產(chǎn)品研發(fā)的資料安全。通過(guò)平臺(tái)的在線協(xié)作，為中芯國(guó)際在節(jié)約工作成本、減少誤差層面取得豐碩成，并且文檔數(shù)字資產(chǎn)從創(chuàng)建到存檔完全在線不落地，權(quán)限對(duì)應(yīng)到人，有效保護(hù)企業(yè)的數(shù)字資產(chǎn)不流失。

 

2.項(xiàng)目：立邦企業(yè)門(mén)戶&文檔中心

實(shí)施內(nèi)容：

 

項(xiàng)目成果：立邦文檔管理平臺(tái)歷時(shí)2年，涉及集團(tuán)4個(gè)事業(yè)部，38個(gè)部門(mén)，覆蓋共計(jì)8000多個(gè)員工...在易稻殼文檔管理平臺(tái)上，立邦集團(tuán)實(shí)現(xiàn)了秒級(jí)搜索、權(quán)限管控、實(shí)時(shí)分享無(wú)障礙的便捷，同時(shí)自動(dòng)隔離掃描的防護(hù)體系免除了服務(wù)器頻繁中毒困擾。

 

關(guān)于企業(yè)--上海泰列渥克信息科技有限公司

 

上海泰列渥克信息科技有限公司，是一家專(zhuān)業(yè)從事軟件研發(fā)業(yè)務(wù)的公司，是國(guó)家認(rèn)證軟件企業(yè)及高新技術(shù)企業(yè)。公司重點(diǎn)深耕企業(yè)數(shù)字資產(chǎn)管理及現(xiàn)代服務(wù)業(yè)務(wù)中臺(tái)，產(chǎn)品包括易稻殼企業(yè)數(shù)字資產(chǎn)管理平臺(tái)、Telework現(xiàn)代服務(wù)業(yè)務(wù)中臺(tái)，并具備大型系統(tǒng)定制開(kāi)發(fā)、數(shù)據(jù)中臺(tái)整合、IT人才外包、系統(tǒng)云遷移、系統(tǒng)運(yùn)維等業(yè)務(wù)。發(fā)展至今，已服務(wù)了覆蓋大消費(fèi)、大健康、農(nóng)牧、智能制造、全渠道分銷(xiāo)及零售連鎖、餐飲連鎖、商業(yè)地產(chǎn)等二十多個(gè)行業(yè)，世界各地近600家中大型企業(yè)客戶。

公司擁有獨(dú)立研發(fā)和技術(shù)服務(wù)中心200人研發(fā)團(tuán)隊(duì)，已通過(guò)CMMI3國(guó)際認(rèn)證，擁有近100項(xiàng)專(zhuān)利及軟件著作權(quán);超50人的純IT咨詢團(tuán)隊(duì)，具備業(yè)務(wù)咨詢、信息化咨詢能力;深入業(yè)務(wù)場(chǎng)景，賦能產(chǎn)品，項(xiàng)目近100%的成功交付上線，服務(wù)好客戶是泰列渥克多年的立足之本。